研發詮解

鍾達雄秘書長

第六章  專案管理

二、影響專案成功的因素
        專案的成功與否，受到下列十項因素的影響，這十項因素分別是(12)：
        (1)專案使命
        (2)高階主管的支持 
        (3)專案排程與計畫
        (4)專案委託者的諮詢
        (5)人員的招募、甄選及訓練
        (6)技術任務
        (7)專案委託者的接受
        (8)溝通
        (9)監督與回饋 
        (10)危機處理
        上述十項因素不但會影響到專案的成功與否，而且彼此之間有某種程度的關連。除了溝通、監督與回饋及危機處
        理三項因素外，其他七項因素之間有順序的關連，而溝通、監督與回饋及危機處理，則與其他因素有直接或間接
        的關係，如圖6-9所示。 

                                    

        上述十項因素中，專案使命、高階主管的支持以及專案排程與計劃，是在規劃中實施，屬於策略(strategy)，而其
        七項因素則是利用人力、財力及技術來執行策略的戰術(tactics)。在專案活動的不同階段，戰術與策略必須互相搭
        配使用，才能使專案的推行成功。一般而言，在專案的觀念期和規劃期，策略的推行較重耍，到了執行期和結束
        期，戰術的重要性就逐漸提升。

三、促使專案成功的具體行動
        專案管理是否成功，通常與三個群體有密切的關係：
       ．專案主管及專案團隊
       ．母團體(parent Organization)
       ．委託單位 
        以下分別以這三個團體說明，使專案成功應採取的具體行動。
        (一)專案主管及專案團隊應採取的行為
              為了使專案推行成功，專案主管及專案團隊可採取下列行動：
              (1)堅持擁有選擇團隊成員的權利。
              (2)選擇在某些領域擁有良好表現的成員。
              (3)在一開始就要對專案的目標建立共識。
              (4)爭取適當的權限和組織型態。
              (5)與委託單位、母團體相互協調並保持良好的關係。
              (6)提高專案的公共形象。
              (7)讓重要的團隊成員參與決策，解決問題。 
              (8)設定符合實際的成本、排程與績效標準。
              (9)對於可能發生的困難，應備有應對的策略。
             (10)提供一個具有彈性、能充分溝通的團隊架構。
             (11)在正式權力範圍之外，使影響力達到最大。
             (12)採用適當的控制工具。
             (13)訂定達成目標的優先順序。
\            (14)確保工作的安全性。 
      (二)母團體應採取的行動 
            專案的成功同時也需要高階主管的支持，組織也必須提供良好的環境，因此母團體應採取下列行動： 
            (1)保持組織的彈性。
            (2)有協調的意願。
            (3)有適應變革的意願。
            (4)進行有效的策略規劃。
           (5)維持意見一致。
           (6)適當地強調過去的經驗。
           (7)對外緩衝協調。
           (8)迅速正確地溝通。
           (9)熱切支持。
           (10)對專案的貢獻認同。
           (11)選擇在技術、管理、人際關係三方面俱佳的人選，擔任專案經理。
           (12)對專案主管設定清楚的原則，並充分授權。
           (13)避免任意刪減或膨脹專案預算。
           (14)與委託單位、專案主管保持良好的關係。
    (三)委託單位應採取的行動 
         委託單位對專案的成敗，也扮演相當重要的角色，所以委託單位應採取下列行動： 
           (1)鼓勵所有的參與者，以開放、誠實的態度來推動專案。
           (2)創造一個良性的競爭環境。
           (3)規劃適當的資金運用措施以完成專案。 
           (4)釐清成本、排程、技術績效的相對重要性。
           (5)面臨變故時，應迅速做成決策解決問題。
           (6)避免過多的報表作業。
           (7)與專案從事者建立密切的關係。
          綜合上述三個團體所應採取的行動，可歸納出九項管理要點：
          (1)當專案管理開始時，先計劃如何去做。
              ．瞭解權責衝突點然後解決它 
              ．認識改變所帶來的衝擊
          (2)安排適當人選從事適當的工作。
             ．再好的制度也必須有人來執行 
         (3)投入適當的時間與精力定義工作與專案項目。
             ．工作解析架構(work breakdown structure)
             ．網路規劃 
        (4)確定工作負荷不至過大。
             ．可掌握
            ．符合實際現況
       (5)建立並使用規劃、控制工具。
           ．知道方向所在
           ．知道何時進行
       (6)使資訊流通管道更有效率。
           ．資訊為問題解決和決策的基礎
           ．溝通不良常造成專案執行困難
       (7)具有再計畫的意願。
           ．情勢改變是不可避免的
           ．即使被認為最好的計劃也經常走錯方向
       (8)將責任、績效、報酬結合在一起。
           ．目標管理
           ．找出影響生產力及激勵的因素
       (9)在專案計畫結束之前，使計畫如何終結。
           ．人員解散
           ．物料及其他資源的處置
           ．知識、技術的移轉 
           ．結束工作指派