研發詮解
鍾達雄秘書長
第六章 專案管理
壹、 前言
在經濟活動頻繁，資訊流通迅速的今天，企業所面臨的環境瞬息其變，而傳統科層式(bureaucracy)的組織結構，很容易造成組織的僵化無法對瞬息萬變的環境做適當立即的反應，因此阻礙了企業目標的達成。而企業的管理者，面對變動的環境，應有更深的體認，當企業的外在環境發生變動時，企業的經營目標與策略也應該有所改變，僵化的組織結構與傳統的職權分配也應有合理的調整。
在變動的環境下，企業的銷觀念也漸漸由生產導向轉變為顧客導向，以配合顧客忠誠度降低所造成的需求變動。產品技術的創新與發展，使得產品生命週期漸漸縮短，在訂單不確定的情況下，大量生產往往帶來存貨滯銷的風險。為了克服組織結構僵化以及企業環境所帶來的不確定性，因此企業針對特殊問題成立臨時性的組織來處理這些問題，「專案管理(project management)的觀念於是產生。
貳、 專案管理的意義
所謂「專案(project)是指：在特定的時間預算下，為了達成特定的目標所從事的活動，這些活動通常是跨越原來組織中的司屬關係，且與原來組織中例行性的活動有所不同(1)。而「專業管理」則是運用規劃(planning)、排程(scheduling)、執行(execting)、控制(controlIing)等活動，經由有效協調內部資源的運用，使整個專案活動能達到最佳的效果。
所謂「專案組織(project organization)是指：為了執行、控制專案活動所成立暫時性的組織，當專案結束時即解散。這些參與專案活動的成員，通常稱為專案小組或專案團隊(project team)。專案團隊的成員可能來自組織內不同的部門，也可能由其他組織加入。
專案管理包括的範圍很廣，從專案組織的設計、專案團隊的建立，專案活動的規劃、執行、控制、彈性組織氣候的塑造、專案主管的訓練…等等都是專案管理的範圍。此外，專案管理最大的特色在於強調知識技術，因此，專案組織可說是強調知識技術，以資訊為導向的組織型態。
專案管理可說是企業因應環境變化而產生的一種管理型態，一般而言，企業採用專案管理有下列優點：
1.專案組織中由專案主管負責專案活動的推行，專案主管對專案活動所需的種種資源，較能控制、掌握。
2.專案團隊可以集合各部門的專業人才，對企業的人力資源、做彈性的運用。
3.專案成員通過專案活動的進行，對企業整體的目標會有較強的認同。
4.專案主管完全負責利潤目標的達成，權責明確，有較大的自主權，比較不會產生決策遲延的情形。
5.專案組織可增加各部門間的互動，強化專業控制。
6.專業團隊目標單一、命令一致，可充分發揮團隊精神。
7.專案式的管理型態較能配合顧客的特別需求。
8.對市場和技術的變化，專案的管理型態較能迅速因應。
雖然，專案管理有上述優點，然而在專案管理推行的過程中，也有許多缺點出況。例如：
1.專案組織是屬於暫時性的組織，專案組織往往會擾亂正規組織的運作，隨著專案組織的成立，設備倍增，很容易產生
資源浪費的情形。
2.企業的總體目標可能會與專案的目標發生衝突。
3.專案組織的存在，會造作雙重指揮的現象，使管理成本增加。
4.由於專案組織在專案結束後就解散，因此專案團隊的人員往往缺乏歸屬惑。
5.若專案組織過多，會造成組織重疊難以控制的情形。
從上述專案管理產生的缺點可知：專案管理並非企業在變動環境下的萬靈丹，專案管理在推行上也有許多限制存在，所以，企業在推行專案管理時必須對專案管理有清楚的認識，了解限制所在，才能充分發揮專案管理的效能。
參、專案管理系統
由於專案管理的範圍相當廣泛，因此以下將以系統的觀念來介紹專案管理。專案管理系統(project management system)一共包括七個子系統(2)：
．組織子系統
．規劃子系統
．控制子系統
．技術子系統
．人力資源子系統
．資訊子系統
．文化子系統
一、組織子系統
所謂組織子系統是指：為了推行專案，使專案團隊在原有的組織結構能順利運作，所設計的組織系統。此系統主
要是劃分專案團隊在組織中的職權和責任。最常見的專案組織型態首推矩陣式的組織(matrix organization)。矩陣式
的組織係將專案團隊植基於原本功能式(functional)的組織結構中。
在矩陣式組織結構下，專案人員有雙重責任：
1.專案主管對專案人員擁有專案職權(project authority)。
2.專案人員仍須對原來職能部門的主管負責。
矩陣式組織的特色在於富彈性，而專案人員則由功能部門中借調。當然專案團隊的成員也可依實際的需要外聘，
所以專案組織可有不同的型式變化。一般而言，決定專案組織型式的因素包括：
．專案的技術(technology)
．不確定性(uncertainty)
．複雜性(complexity)
．專案持續期間(duration)
．專案規模(size)
．重要性(importance)
．顧客(customer)
．時間緊迫性(time criticality)
．資源依賴性(resource dependency)
因此，企業在推行專案管理時，應針對情況，考慮上述因素，設計出最適當的組織型態，以利專案活動的推行。
二、規劃子系統
專案規劃子系統的主要內容包括從專案開始至結束的活動內容做規劃，如：規劃所需資源的取得、目標的選定、
工作分派、職權分配…等等。整個專案規劃的過程可由圖6-2專案定義模式，清楚地看出：
三、控制子系統
專案控制子系統主要目的是監督專案人員，希望專案活動能在特定的時間、預算下完成。在專案進行的過程中，
有許多事情是會改變的，例如：
．專案完成的日期
．預算
．天氣狀況
．工作環境
．經濟情勢
．管理
．資源、供給
其中有些改變，將會對專案造成莫大的衝擊，影響到整個專案的品質。有些改變所造成的時間遲延是可以原諒
的，這些改變通常是個人或團體無法控制的，如：罷工、火災。相反地，如果專案的遲延是人為因素所造成，而
且此原因是不可原諒的，如此的遲延則會遭受罰金的處分，或專案被取消的後果。
控制子系統對專案活動控制的內容包括：日程、預算、人力、物料、設備…等等。基本上，控制追蹤的方式有會
議(meeting)、監查(inspection)及表格(forms)三種。會議提供迅速獲得資訊的機會；監查有助於瞭解資源被專案人員
使用的情形；表格能夠蒐集有關資源、運用狀況的數字資料，長久保存作為日後的參考資料。
一般企業採用的控制技術，較常見的有：甘特圖(Gantt Chart)、要徑法(Critical Path Method，簡稱CPN)、計劃評核
術(Program Evaluation and Review Technique，簡稱PERT)、網路分析…等等。以下對甘特圖、要徑圖、計劃評核術
作簡要的說明。
(一)甘特圖
甘特圖運用在專案控制上，最大的優點在於：能夠簡單明暸地圖示出專案的進度，甘特圖尤其是一項有效傳達資
訊的工具，使非科技人員與管理者都能了解。如圖6-3所示。甘特圖可顯示每一階段專案進展的進度，圖中斜線部
分即表示專案完成部分。
